Vor der Bestellung der Bio-Zutaten sind die Lieferantenzertifikate auf Aktualität und Gültigkeit zu überprüfen. Sollten Sie Ihre Bio-Waren im Lebensmitteleinzelhandel oder anderen Einkaufsstätten (Märkte, Hofläden) beziehen, ist kein Zertifikat nötig. Es ist eine vollständige Lieferantenliste zu führen.

Eine tagesaktuelle Bio-Zutatenübersicht ist für die Gäste leicht zugänglich bereitzuhalten. Eine Nicht-Bio-Zutatenübersicht anstatt einer Bio-Zutatenübersicht ist ebenfalls möglich.

Die Bio-Zutaten und Erzeugnisse müssen jederzeit identifizierbar sein, eine Verwechslung oder Vermischung mit konventionellen Zutaten und Erzeugnissen muss ausgeschlossen werden. Eine Trennung kann beispielsweise durch separate/gekennzeichnete Regale, Lagerplätze oder Stellplätze gewährleistet werden. Werden Bio- und Nicht-Bio-Zutaten parallel gelagert sind zusätzliche Dokumentationen notwendig, z.B. Dokumentation von Art und Anzahl der ausgegebenen Speisen.

Die Kennzeichnung von Bio-Lebensmitteln in der AHV kann auf verschiedene Weisen erfolgen:

• Zutaten-Kennzeichnung:
  Einzelne landwirtschaftliche Zutaten in zusammengesetzten Gerichten können direkt gekennzeichnet werden.
• Speisen-Kennzeichnung:
  Besteht ein Gericht zu 100% aus Bio-Zutaten, darf es als "Bio-Speise" oder "Bio-Gericht" bezeichnet werden. Dies gilt auch für Convenience-Produkte, die als fertiges EU-Bio-Produkt eingekauft wurden. Eine einzelne Bio-Zutat oder eine Gruppe von Bio-Produkten (Erzeugnissen) kann durch einen allgemeinen Hinweis auf der Speisekarte, dem Speiseplan oder einem Aushang beworben werden. In jedem Fall müssen alle verwendeten Zutaten bzw. Produktgruppen zum Zeitpunkt der Kennzeichnung im gesamten Unternehmen ausschließlich in Bio-Qualität sein. Eine Bio-Kennzeichnung ist nur dann möglich, wenn nicht zeitgleich (am selben Tag) die gleiche Zutat konventionell verwendet wird.

Die oben genannten Kennzeichnungsvarianten können einzeln oder in Kombination verwendet werden, solange für den Gast eindeutig erkennbar ist, welche Zutaten oder Erzeugnisse aus ökologischer Landwirtschaft stammen.

Die Einkaufs- bzw. Wareneingangsbelege aller (Bio- und Nicht-Bio-) Zutaten und Erzeugnisse sind einsehbar zu halten. Sofern zeitgleich in derselben Betriebseinheit gleiche Zutaten oder Erzeugnisse aus ökologischer/biologischer Produktion und aus nicht ökologischer/nicht biologischer Produktion gelagert werden, ist sicherzustellen, dass Art und Anzahl der ausgegebenen Speisen und Getränke aus der Buchführung hervorgehen.

Die Kontrolle wird einmal jährlich unangekündigt als Vor-Ort-Kontrolle während der üblichen Betriebs- und Geschäftszeit durchgeführt. Ausnahmen sind Kontrollen, bei denen nur die Bio-Anteile überprüft werden  (Verwaltungskontrolle) - diese Kontrollen erfolgen angekündigt.

Unternehmen haben die Möglichkeit, den Prozentsatz ihres Einsatzes von Bio-Lebensmitteln im Unternehmen durch das AHV-Kennzeichen auszuweisen. Es gibt drei Kategorien für dieses Kennzeichen:

Kategorie 1 (Bronze): Bio-Anteil von 20-49%
Kategorie 2 (Silber): Bio-Anteil von 50-89%
Kategorie 3 (Gold): Bio-Anteil von 90-100%

Der Bio-Anteil ist der prozentuelle, geldwerte Anteil der ökologischen Zutaten und Erzeugnisse am Geldwert des Gesamtwareneinkaufs, der von einer Betriebseinheit bezogenen Zutaten und Erzeugnisse berechnet.
Die Berechnung des Anteils liegt in der Verantwortung des Unternehmers mit Unterstützung von Warenwirtschaftssystemen oder Excel-Tabellen und muss monatlich aktualisiert werden.
Bei der Berechnung des Bio-Anteils müssen Informationen, über alle Einkäufe sowohl biologischer als auch konventioneller Erzeugnisse und Zutaten, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Name und Anschrift der Lieferanten angegeben werden.
Der jährliche Durchschnittswert des erreichten Bio-Einkaufsanteils zeigt den aktuellen Stand an und gilt für ein Jahr. Verändert sich der Jahresdurchschnittswert innerhalb eines Monats woraus eine neue Kategorieeinstufung folgt, ist das Unternehmen verpflichtet dies umgehend der Kontrollstelle mitzuteilen.
Das ausgezeichnete Siegel bezieht sich immer auf den Gesamt-Bioanteil im Unternehmen und kann nicht speziell für einzelne Produktgruppen oder Gerichte angegeben werden.

Das AHV-Kennzeichen darf nur verwendet werden, wenn ein entsprechendes Zertifikat von der Kontrollstelle vorliegt, welches den Bio-Anteil angibt. Eine Auszeichnung mit einem Bio-Anteil von weniger als 20% ist nicht möglich.